Políticas de privacidad y Términos de servicio

SUBS CORP S.A.S.

POLÍTICA INTEGRAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

BARRANQUILLA – COLOMBIA

2018

INTRODUCCIÓN

En cumplimiento a lo establecido en la Ley Estatuaria 1581 del 2012 y en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, SUBS CORP S.A.S. adopta la presente Política de Protección de Datos Personales, con el propósito de proteger los datos personales de nuestros asociados de valor en los diferentes procesos del negocio. El objetivo del presente documento es establecer los procedimientos necesarios para el manejo de los datos de carácter personal contenidos en las bases de datos de SUBS CORP S.A.S., ya sean digitales o físicas, las cuales serán inscritas en el Registro Nacional de Bases de Datos.

Para SUBS CORP S.A.S., los datos personales suministrados por personas naturales en desarrollo de las diferentes actividades del negocio, son aquellos necesarios para atender las operaciones de nuestro objeto social comprendido por la operación del servicio de restaurantes y comidas rápidas, así como la producción, venta y comercialización de productos alimenticios en las sucursales que considere conveniente orientados a derivar de ellos renta. Estos son recolectados y registrados en los sistemas de información para su tratamiento y custodia en las condiciones que dicta la norma.

SUBS CORP S.A.S. garantiza los derechos a la privacidad, la intimidad, la honra y el buen nombre en el tratamiento de los datos personales que recolecte, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, calidad, transparencia, acceso, circulación restringida, y seguridad. Toda la información que haya sido suministrada por personas naturales, en desarrollo de las diferentes actividades que adelanta SUBS CORP S.A.S. se regirá bajo estos principios.

SUBS CORP S.A.S. a través del presente documento define las políticas, establece las bases mínimas para los procedimientos y ofrece los mecanismos para que los Titulares puedan ejercer sus derechos fundamentales sobre sus datos personales recolectados para su tratamiento en las operaciones con sus clientes, proveedores, accionistas empleados y cualquier otra persona natural que tenga relación con SUBS CORP S.A.S. y asimismo la publicará en todos los medios de contacto por los que recolecta datos personales, garantizando que sus grupos de interés conozcan claramente los derechos que tienen con relación al tratamiento de su información.

CAPÍTULO l. GENERALIDADES

1.1 ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente norma se aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en el territorio colombiano para SUBS CORP S.A.S.

Los principios y disposiciones contenidos en esta norma de protección de datos se aplicarán a las normas básicas de seguridad en la información a través de los mecanismos del sistema informático  y con la implementación de los sistemas de control administrativo.

Todos los procesos organizacionales que involucre el tratamiento de datos de carácter personal, deberán someterse a lo dispuesto en esta norma y de las normas internas de obligatorio cumplimiento.

1.2 DEFINICIONES

Las siguientes definiciones, pretenden mantener un entendimiento y lenguaje común que permita  una correcta y apropiada interpretación de los términos usados en el mismo, en las Leyes, los decretos y demás reglamentación relacionada con la Protección de datos personales en Colombia.

•    Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos  personales.

•    Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

•    Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

•    Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el «dato personal» como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).

•    Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de sen.’idor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

•    Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.

•    Dato personal privado: Toda inforrnación personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.

•    Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, resentada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

•    Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

•    Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

•    Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

•    Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

•    Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

•    Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

•    Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

•    Oficial de protección de datos: Es la persona designada por SUBS CORP S.A.S. que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales, bajo la orientación y lineamientos del Comité de Protección de Datos Personales.

1.3 PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La protección de datos de carácter personal para SUBS CORP S.A.S. se encuentra bajo los siguientes principios, y con base a ellos se desarrollan los procesos, reglas, políticas y procedimientos internos para el tratamiento de datos personales (recolección, manejo, uso, almacenamiento e intercambio,  de datos personales).

•    Principio de acceso y circulación restringida

De acuerdo con las disposiciones legales, los datos personales que se recolectan o traten en SUBS CORP S.A.S. son considerados como de carácter semiprivado y estarán destinados a ser usados sólo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del dato personal. El acceso y/o circulación será restringido acorde con la naturaleza del dato y con las autorizaciones dadas por el Titular, sus representantes o las previstas en la Ley.

Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados.

•    Principio de confidencialidad

Atendiendo la anterior definición, SUBS CORP S.A.S. garantiza la confidencialidad de los datos  dependiendo de la naturaleza del mismo. Por lo tanto, se guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos personales.

•    Principio de finalidad

Ésta será Legítima, informada y material. La finalidad corresponde a las funciones bajo las cuales SUBS CORP S.A.S. tratará los datos de carácter personal que sean recolectados.

El Tratamiento de datos personales que SUBS CORP S.A.S. realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

•    Principio de legalidad

SUBS CORP S.A.S. tratará los datos recolectados con fines legítimos para el soporte en el registro de operaciones comerciales, laborales y contables de la sociedad y aquellos sujetos a la Ley 1581 de 2012.

El Tratamiento de Datos Personales será una actividad reglamentada y regida por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad que las complementen, modifiquen o deroguen.

•    Principio de libertad

SUBS CORP S.A.S. garantiza el derecho a la autodeterminación informativa de autorización por parte de los titulares para que suministren datos de carácter personal. Solo puede tratar y compartir los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos, únicamente con el previo consentimiento del titular, siempre y cuando, estos tengan la naturaleza de registros públicos o se encuentran en bases de datos excluidas por la Ley (p.ej. periodísticas, estadísticas y para la investigación). En los demás casos, se deberá obtener el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular al momento de tratar sus datos personales.

•    Principio de seguridad

SUBS CORP S.A.S. como responsable y/o encargada del tratamiento de datos de carácter personal, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

•    Principio de transparencia

SUBS CORP S.A.S. garantiza a las personas titulares de los datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne y que estén almacenados en sus bases de datos, bajo los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

•    Principio de veracidad o calidad

SUBS CORP S.A.S. garantiza que la información contenida en las bases de datos que estén sujetas a tratamiento; serán veraces, completas, exactas, actualizadas, comprobables y comprensibles.

La veracidad y calidad de los datos personales que hayan sido capturadas por medio de los formularios o documentos es garantizada por cada uno de los titulares de esta, quedando eximida de cualquier tipo de responsabilidad SUBS CORP S.A.S. frente a su calidad.

CAPÍTULO ll. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

2.1 TRATAMIENTO

SUBS CORP S.A.S. solo recolectará los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para los fines autorizados e informados al titular y aquellos señalados en la presente política, siempre que el tratamiento obedezca a un fin legítimo y sea proporcional de acuerdo con la relación sostenida con el titular.

SUBS CORP S.A.S. realiza la clasificación de los datos recolectados de la siguiente manera:

•    Datos Privados o Semiprivados

El dato semiprivado es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector, personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.

SUBS CORP S.A.S. se integra a los conceptos de Datos Privados y Semiprivados y estos se caracterizan en la información suministrada por las personas para dar flujo a las operaciones de los negocios:

Utilizará y tratará los datos catalogados como privados o semiprivados, cuando:

1.    El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.

2.    El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

3.    Los datos suministrados por los titulares tendrán como finalidad atender las operaciones comerciales, contables, tributarias de las empresas.

En adición a lo anterior, SUBS CORP S.A.S. informará en el momento de la recolección de los datos que serán tratados como datos semiprivados y debe autorizar su tratamiento para la ejecución de las actividades comerciales.

•    Datos sensibles

SUBS CORP S.A.S. restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento.

SUBS CORP S.A.S. utilizará y tratará los datos catalogados como sensibles, cuando:

a.    El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.

b.    El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.

c. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

 d. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato esté disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona Titular del dato o datos sensibles.

En adición a lo anterior, SUBS CORP S.A.S. cumple con las siguientes obligaciones:

a.    Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

b.    Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.

c. No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).

Así mismo SUBS CORP S.A.S. se acoge a la regla general según la cual el Tratamiento de datos sensibles está prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos:

a.    Cuando el Titular ha autorizado expresamente el Tratamiento.

b.    Cuando por Ley no sea requerido el agotamiento de dicha autorización.

c. Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular.

d.    Cuando el Tratamiento sea efectuado por una fundación, ONG, asociación o cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical.

e.    El Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

f.    El Tratamiento obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, se deben suprimir las identidades de los Titulares.

Tratamiento de datos de menores

Para SUBS CORP S.A.S. los datos de los niños, niñas y adolescentes que se recolectan, estarán bajo el cumplimiento de la Ley y los datos solicitados estarán autorizados de manera expresa por su representante o tutor, que será una persona con vinculación laboral directa o por intermediación, los datos recolectados tienen naturaleza de información pública y el área de Gestión Humana son los responsables de su recolección, tratamiento y asegurar el respeto a los derechos de los menores. Es obligación de SUBS CORP S.A.S. a través del encargado de recolectar los datos en presen.’ar el respeto de los derechos de los niños, niñas y adolescentes y de mantener reserva absoluta de la información suministrada por los tutores y/o representantes.

2.2 CLASIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS

•    Proveedores y Contratistas.

Corresponden a los datos personales de los proveedores que son recolectados para las actividades de adquisición de bienes y/o prestación de servicios para atender las operaciones de SUBS CORP S.A.S bajo las marcas Porthos y Burger Me!.

Los datos personales de los proveedores que sean recolectados por SUBS CORP S.A.S., serán utilizados con el fin de seleccionar, evaluar y ejecutar la relación contractual que pueda llegar a surgir entre las partes, buscando un mayor conocimiento del proveedor, un mejor manejo de la  información para la toma de decisiones, transparencia en las relaciones, y efectividad y eficiencia en los procesos.

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los proveedores son las siguientes:

•    Gestionar los procesos de selección y contratación de bienes y/o servicios a los proveedores y contratistas.

•    Llevar a cabo proceso de pagos y retenciones por los bienes y/o servicios contratados y suministrados.

•    Emitir certificaciones y referencias a terceros autorizados con respecto a los servicios prestados por los proveedores y contratistas.

•    Mantener registro y reporte de las operaciones comerciales ejecutadas con los proveedores y  contratistas.

•    Dar cumplimiento a requerimientos por parte de entidades administrativas.

•    Realizar análisis de calidad de los bienes y/o servicios recibidos del proveedor o contratista orientados a dar continuidad con las relaciones comerciales entre las partes.

El uso al que se destina la información se podrá dar mediante cualquier medio de comunicación existente o que llegue a existir, sea este físico o automatizado.

•    Clientes

Los datos personales de nuestros clientes son recolectados únicamente para facilitar la operación comercial de venta y postventa de los servicios según el objeto social de SUBS CORP S.A.S. y sólo se obtendrán los datos necesarios, pertinentes y no excesivos para:

•    Mantener contacto con los clientes mediante el envió de presentes eventuales.

•    Envío de material publicitario referente a los servicios ofrecidos por la compañía según el perfil  del cliente.

•    Establecer procesos de contratación y prestación de servicios ofrecidos por la compañía con los  clientes según las necesidades de los mismos.

•    Emitir facturación y/o cuentas de cobro por los servicios prestados a clientes.

•    Gestionar procesos de cobro de cartera a clientes directamente o mediante terceros encargados y vigilados por la Superintendencia Financiera de Colombia; así como emitir reportes en las centrales de riesgo crediticio sobre el cumplimiento de las obligaciones contraídas con la compañía.

Para SUBS CORP S.A.S. la información será considerada como dato semiprivado, se establecerán los controles documentados en los manuales internos para mantener tal condición en las bases de datos tanto digitalizadas o físicas.

•    Empleados Y Practicantes.

Corresponden a la información de los funcionarios vinculados directamente con SUBS CORP S.A.S., vinculación de tipo laboral o mediante contrato de aprendizaje como apoyo de los procesos del negocio. El tratamiento de los datos personales de los empleados y practicantes de SUBS CORP S.A.S., se sujetará a lo establecido en la presente política, y solo podrán ser utilizados en cumplimiento de la normatividad laboral vigente, para el correcto desarrollo de las obligaciones derivadas de la relación contractual celebrada entre las partes, o en los eventos en que se cuente con la autorización expresa del titular.

Adicionalmente conforme a la legislación laboral SUBS CORP S.A.S. protegerá los datos de los empleados y practicantes, esto surge en el deber de proteger la información de su personal vinculado de manera que estos contribuyan en la gestión segura de la información de carácter personal. SUBS CORP S.A.S. únicamente solicitará, almacenará y tratará los datos personales obtenidos para lo descrito en el numeral 1 de la política – 02 Política de Protección de Datos Personales para Gestión Humana.

El manejo integral de los datos personales suministrados por los empleados y practicantes de SUBS CORP S.A.S. tendrá como principales finalidades:

•    Seleccionar y gestionar las postulaciones de los candidatos a las diferentes vacantes ofrecidas por Subs Corp mediante sus diferentes canales, incluyendo las suministradas por el SENA para desarrollar etapa de prácticas empresariales, así como verificar los datos suministrados durante el proceso por parte de los candidatos.

•    Gestionar afiliaciones de los empleados o practicantes y sus beneficiarios ante las entidades del SGSS.

•    Mantener seguimiento de la participación en los programas de formación, capacitación y de SGSST brindados por Subs Corp a los empleados y personal en prácticas.

•    Gestionar juntamente con las entidades del Sistema General de Seguridad Social el registro de novedades previo al proceso de pago por derechos laborales de los empleados y practicantes.   Gestionar y registrar el otorgamiento de prestaciones extralegales como bonos, subsidios y otras por parte de Subs Corp.

•    Soportar los registros de la gestión de los empleados y practicantes en los sistemas de información, así como mantener el historial de la gestión disciplinaria de los mismos.

•    Realizar y soportar pruebas psicotécnicas y de conocimiento de los empleados y practicantes, así como las demás que Subs considere necesarias.

•    Gestionar con las entidades del sistema financiero los mecanismos necesarios para ejecutar el proceso de pago por derechos laborales.

•    Soportar mediante evaluaciones de desempeño juntamente con el SENA la gestión del personal en prácticas.

La información contenida en la base de datos de empleados podrá ser compartida con las empresas vinculadas a La Sociedad previa autorización expresa del empleado, con las autoridades o entidades públicas administrativas, judiciales o gubernativas, cuando estas la soliciten en el ejercicio de sus funciones, con entidades financieras, entidades autorizadas para otorgar libranza a los empleados, con depósitos centrales de valores o con sus contratistas, para efectos de cumplir con los fines señalados, pero siempre cumpliendo con los principios de la ley 1581 de 2012 y demás normas que la complementen y/o sustituyan.

De igual forma, es entendido que las actuaciones de SUBS CORP S.A.S. pueden ser objeto de auditoría y revisión por parte de entidades públicas y privadas, con el fin de verificar el cumplimiento de sus obligaciones legales y/o contractuales, por lo que se podrá poner en conocimiento de las firmas o agentes auditores, la referida información.

El uso al que se destina la información se podrá dar mediante cualquier medio de comunicación existente o que llegue a existir, sea este físico o Automatizado

•    Socios.

SUBS CORP S.A.S., en uso de sus facultades y obrando en favor del bienestar de cada uno de los implicados en el desarrollo de sus operaciones comerciales y legales, establece mecanismos transparentes que permiten conocer de manera integral la situación real de la compañía con el fin de proteger el patrimonio de los socios y el bienestar de sus colaboradores, clientes, proveedores y demás.

De esta manera, SUBS CORP S.A.S. busca establecer canales adecuados que confluyan en la adecuada consecución del fin misional de la compañía y para ello se establece la recolección de información de cada uno de sus accionistas y propietarios a quienes se les permitirá según lo estipulan los estatutos de la compañía conocer la información contable, jurídica, fiscal y financiera de esta, así como las demás funciones que emanan dentro de su calidad de socios de esta.

Los datos e información de las personas naturales que tengan la condición de accionistas se considerará información resentada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y está sujeta a una protección especial por disposición legal. No obstante, la información será revelada en los casos establecidos por las normas que regulan el mercado público de valores o en los eventos en que se cuente con la autorización expresa del titular.

Se definen como finalidades de la tenencia de la información de los accionistas las siguientes:

•    Mantener la gestión y custodia del libro de actas y resoluciones emitidas de la asamblea de socios.

•    Gestionar y soportar el registro de operaciones contables propias de la calidad de socios.

•    Gestionar procesos de cobro cuotas de interés social decretadas por la asamblea de socios, así como el pago de dividendos previa autorización de repartición de utilidades y demás derechos económicos a los que haya lugar.

•    Dar cumplimiento a requerimientos realizados por parte de las autoridades judiciales y administrativas.

•    Gestionar la creación de usuarios a los sistemas.

•    Remitir a terceros interesados y autorizados certificaciones sobre los titulares y su calidad de socios con la compañía.

•   El uso al que se destina la información se podrá dar mediante cualquier medio de comunicación existente o que llegue a existir, sea este físico o Automatizado.

•    Seguridad y Control.

 SUBS CORP S.A.S. utiliza diversos medios de video vigilancia en diferentes sitios internos y externos de sus áreas administrativas, así como de los establecimientos de las marcas Porthos y Burger Me! con fines de seguridad y control administrativo y preventivo. Por lo anterior informamos de la  existencia de estos mecanismos mediante la difusión visible de anuncios de video vigilancia, todos ubicados de manera estratégica para su fácil identificación. SUBS CORP S.A.S. hace saber que  NUESTRO SISTEMA DE VIDEO VIGILANCIA NO INSPECCIONA ÁREAS EN LA QUE LA INTIMIDAD DEL TITULAR PUEDA SER VULNERADA (tales como baños y áreas privadas). El sistema es utilizado para garantizar la seguridad de los visitantes, instalaciones y bienes que se encuentren en las áreas administrativas de SUBS CORP S.A.S. o en los establecimientos de las marcas Porthos y Burger Me!  así como para vigilar la conducta y desarrollo de las tareas de sus empleados manteniendo margen adecuado del acoso laboral y personal que estos puedan percibir. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante autoridades administrativas, policivas o judiciales con sujeción y cumplimiento de las normas aplicables. También se podrá utilizar como prueba dentro de procesos disciplinarios internos y para la vigilancia de los contratos comerciales y civiles desarrollados con SUBS CORP S.A.S.

CAPÍTULO 111. DERECHOS DE LOS TITULARES

SUBS CORP S.A.S., reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos fundamentales:

a.    Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SUBS CORP S.A.S. en su condición de responsable del Tratamiento.

b.    Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a SUBS CORP S.A.S. salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.

c. Recibir información por parte de SUBS CORP S.A.S. previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.

d.    Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

e.    Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.

f.    Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

En el capítulo V del presente documento, puede encontrar los procedimientos implementados por SUBS CORP S.A.S., para garantizar los derechos de los titulares anteriormente mencionados.

CAPÍTULO IV. DEBERES DE SUBS CORP S.A.S. EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

SUBS CORP S.A.S. tiene presente que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refiere y solamente ellas pueden decidir sobre estos. Así mismo, la compañía hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.

SUBS CORP S.A.S. atenderá los deberes previstos para los Responsables y Encargados del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:

a.    Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b.    Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d.    Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e.    Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f.    Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g.    Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

h.    Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente  ley.

i.    Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j.    Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

k.    Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l.    Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m.    Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

n.    Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta ta Superintendencia de Industria y Comercio.

4.1. DEBER DE SECRETO Y CONFIDENCIALIDAD.

SUBS CORP S.A.S. garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales. El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en el Manual interno de trabajo y la Ley 1273 en el artículo 269 F: Violación de datos  personales.

CAPÍTULO V. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

5.1 GENERALIDADES SOBRE LA AUTORIZACIÓN.

Cuando se requiera el tratamiento de datos personales SUBS CORP S.A.S. solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, la solicitud de autorización hará parte de un documento físico o digital y podrá estar explícitamente contenida en el mismo o como un anexo.

Al tratarse de datos de carácter personal, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará en cada uno de los medios utilizados para la recolección de datos. SUBS CORP S.A.S. informará al titular en sus avisos de privacidad como mínimo lo siguiente:

a.    El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo.

b.    Los derechos que le asisten como titular.

c. La página web, correo electrónico, dirección física y demás canales de comunicación en los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el Responsable o Encargado del  tratamiento.

Medio y manifestaciones para otorgar la autorización

SUBS CORP S.A.S. establece que el medio para establecer la autorización por las personas en el  tratamiento de sus datos personales para sus empleados, clientes, proveedores y accionistas se entregará al momento de efectuar la recolección del dato personal en los procesos de vinculación o de actualización de los datos.

Además, SUBS CORP S.A.S. puede optar por medios electrónicos como la WEB para que las personas titulares puedan otorgar la autorización en el tratamiento de los datos, con la implementación de mecanismos que permita manifestar u obtener el consentimiento por parte del titular.

Prueba de la autorización.

SUBS CORP S.A.S. utilizará como mecanismo para probar que se ha recibido la autorización por parte del Titular para el tratamiento de datos, los sistemas y métodos actuales con que cuenta, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de estos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se establecerán archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

Casos en que no se requiere la autorización.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

•    Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

•    Datos de naturaleza pública.

•    Casos de urgencia médica o sanitaria

  Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

•    Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

5.2 DEL DERECHO DE LOS TITULARES

Del derecho de acceso a los datos.

SUBS CORP S.A.S. garantiza el derecho de acceso a los datos conforme a la Ley 1581 de 2012 solamente a los Titulares o Terceros, que podrán acceder a los datos personales que sobre este se tengan en la compañía, lo anterior previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular. Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

Del derecho de consulta de los datos.

 Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de SUBS CORP S.A.S. En consecuencia, la compañía garantiza el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 exclusivamente sobre los datos personales privados, sensibles y de menores correspondientes a personas naturales, suministrando a los Titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo el control de SUBS CORP S.A.S.

SUBS CORP S.A.S. cuenta con medidas de autenticación que permiten identificar al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, la compañía garantiza:

•    Habilitar medios de comunicación personal, electrónica u otros que considere pertinentes y seguros.

•    Establecer formularios, sistemas y otros métodos que se informarán en el Aviso de  Privacidad.

•    Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación.

Independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán tramitadas en un término máximo de diez (IO) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Del derecho a reclamar sobre los datos.

El Titular de datos personales podrá reclamar cuando considere que la información contenida o almacenada en una base de datos no corresponde o cuando adviertan el incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales. En tal sentido, podrán presentar reclamación ante el Responsable del tratamiento de SUBS CORP S.A.S.

SUBS CORP S.A.S. cuenta con las medidas de autenticación necesarias que permiten identificar al titular de los datos personales que realiza el reclamo. El reclamo lo podrá presentar el titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo podrá completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas o errores.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que sea recibido un reclamo que no sea competencia de SUBS CORP S.A.S. para resolverlo se dará respuesta en un término máximo de dos (2) días hábiles al interesado de la situación.

Una vez SUBS CORP S.A.S. haya recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos de la superintendencia de industria y comercio con una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, SUBS CORP S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Del derecho a la rectificación y actualización de datos.

SUBS CORP S.A.S. se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados. Al respecto, SUBS CORP S.A.S. tendrá en cuenta  lo siguiente:

En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

a.    SUBS CORP S.A.S. tiene plena libertad de habilitar los mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos personales. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que la compañía considere pertinentes y seguros.

b.    SUBS CORP S.A.S. podrá establecer formularios, formatos, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web y oficinas de la compañía.

Del derecho a la supresión de datos.

El Titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar a SUBS CORP S.A.S. la supresión (eliminación) de sus datos personales, siempre y cuando, no se trate de datos requeridos dentro de alguna relación comercial o contractual o exigencia legal.

Esta supresión puede darse con la eliminación, borrado seguro, total o parcial, o el bloqueo de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por SUBS CORP S.A.S.

El derecho de supresión no es un derecho absoluto, SUBS CORP S.A.S. como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio de este cuando:

a.    El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

b.    La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales y/o contables, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

c.    Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

Del derecho a revocar la autorización.

Todo titular de datos personales puede revocar en cualquier momento el consentimiento para el tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, SUBS CORP S.A.S. ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permiten al titular revocar su consentimiento.

En los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo las siguientes dos modalidades:

a.    Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que SUBS CORP S.A.S. debe dejar de tratar por completo los datos del Titular de datos personales.

b.    Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso, SUBS CORP S.A.S. deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que

c.    Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

d.    Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.

e.    Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

f.    Aplicar las medidas de seguridad conforme la clasificación de los datos personales que trata la ley.

g.    Adoptar procedimientos de recuperación de desastres aplicables a las bases de datos que contengan datos personales.

h.    Adoptar procedimientos de Respaldo o Back Up de las bases de datos que contienen datos personales.

i.    Gestionar de manera segura las bases de datos automatizados y/o físicas que contengan datos personales.

j.    Llevar un registro central de las bases de datos que contengan datos personales que comprenda el historial desde su creación, tratamiento de la información y cancelación de la base de datos.

k.    Gestionar de manera segura el acceso a las bases de datos personales contenidos en los  sistemas de información, en los que actúe como responsable o encargado del tratamiento.

l.    Realizar auditorías de manera periódica para reforzar el cumplimiento de esta norma por parte de los destinatarios de esta.

CAPÍTULO VI. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN CONOCER, RECLAMAR Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN

6.1 GENERALIDADES

a.    Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los titulares sobre datos de carácter personal se debe realizar mediante un escrito dirigido al domicilio principal de SUBS CORP S.A.S. o por el correo electrónico a la dirección: info@subscorp.net adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a Derecho, cumpliendo los requerimientos mínimos establecidos por la SIC para tal fin.

b.    Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la  autorización de datos personales son intransferibles podrán ser ejercidos únicamente por el Titular. No obstante, el Titular podrá actuar a través del representante legal o del apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad, interdicción o minoría de edad, hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.

C. No se exigirá ningún valor económico por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización cuando se trate de datos personales de personas naturales que no hagan parte de los registros públicos. (Se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013)

d.    Con el objeto de facilitar el ejercicio de estos derechos, SUBS CORP S.A.S. ha puesto a disposición de los interesados, los formatos físicos o electrónicos adecuados a esta finalidad.

e.    Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se le niegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de SUBS CORP S.A.S. podrá poner en conocimiento ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos Personales-) la negación o inconformidad frente al derecho ejercido.

6.2 PROCEDIMIENTOS

•    Consultas

 Todo titular de datos personales puede consultar en cualquier momento a SUBS CORP S.A.S. sobre la información que sobre él se tiene, para esto ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permitan acceder fácilmente a su información.

•        Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento.

•    Revocar la autorización

Todo titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, SUBS CORP S.A.S. ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permitan revocar su consentimiento.

Tenga en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que SUBS CORP S.A.S. debe dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines marketing, campañas, publicidad entre otros. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

Requisitos para la atención de consultas, reclamos o revocar la autorización.

•    Requisitos Generales

a.    Se debe enviar una comunicación sea física o electrónica, esta debe contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica), teléfono para efectos de notificación; y para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.

b.    Es necesario identificar el nombre de SUBS CORP S.A.S. al cual se le realiza la respectiva consulta, reclamo o la revocación de la autorización.

c. Para ejercer este derecho por medio el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá forrnular la consulta por medio del correo electrónico destinado por SUBS CORP S.A.S. adjuntando la información anteriormente relacionada. También se dispone a los Titulares la página WEB como medio alternativo para poder presentar su solicitud a través del formulario establecido, en el sitio de «Protección de Datos Personales», o en el establecimiento principal de SUBS CORP S.A.S.

d.    Cuando el tipo de solicitud es de actualización de datos, considere importante según sea el caso si es cliente o acreedor diligenciar los formularios correspondientes y considerar que debe anexar los documentos solicitados.

e.    Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la consulta en la sede principal de SUBS CORP S.A.S. adjuntando la información anteriormente relacionada.

f.    La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; SUBS CORP S.A.S. atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:

•    Requisitos Específicos Reclamos

El reclamo lo podrá presentar el titular teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y las presentes reglas:

a.    Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo puede completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la  información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

b.    En el caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

c. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.

Así mismo el titular de la información puede ejercer en cualquier momento estos derechos, previo cumplimiento de los requisitos establecidos para ello por SUBS CORP S.A.S. Al respecto, SUBS CORP S.A.S. tendrá en cuenta lo siguiente:

a.    En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

b.    SUBS CORP S.A.S. tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al titular de los datos. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que la compañía considere pertinentes.

c. SUBS CORP S.A.S. podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

d. Cuando la solicitud sea formulada por una persona distinta al titular y no se acredite que la misma actúa en representación legítima, se tomará como no presentada.

El titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a SUBS CORP S.A.S. la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

a.     Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

b.    Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

c. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación o bloqueo total y/o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados. Cuando se presente una solicitud de este tipo, se ejecutará sin perjudicar la responsabilidad de las empresas en cumplimiento de las normas contables y tributarias.

Términos para la atención de consultas, reclamos o revocar la autorización

•    Términos para la atención de consultas: Independientemente del mecanismo que se implemente para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán atendidas por parte de SUBS CORP S.A.S. en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

•    Términos para la atención de Reclamos o Revocatoria de Autorización: El término máximo para atenderlo por parte de SUBS CORP S.A.S. será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y ta fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

CAPITULO VII. FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE SUBS CORP S.A.S.

7.1    RESPONSABLES.

SUBS CORP S.A.S. ha designado como responsable del tratamiento de datos personales a una persona dentro de la Organización, como aquella que recibe, procesa y canalizará las distintas solicitudes de los Titulares, y las hará llegar a la respectiva dependencia encargadas del tratamiento dentro de la compañía, dependencias que una vez reciban estas comunicaciones entrarán a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

En el evento en que usted considere que SUBS CORP S.A.S. dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación dirigida a al responsable de Protección de Datos Personales mediante los canales establecidos por la compañía para tales fines.

7.2    ENCARGADOS

SUBS CORP S.A.S. como organización, y en los términos establecidos en la normatividad vigente, actuará como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de los datos personales y a su vez actuará como ENCARGADO PRIMARIO DEL TRATAMIENTO los datos personales.

Encargados Internos

Para SUBS CORP S.A.S. los encargados en el tratamiento de los datos personales de los titulares se constituyen en todos los colaboradores en primera instancia, quienes se encargaran de respetar la confidencialidad y los derechos de las personas titulares, aun así es responsabilidad de todos los Directores y/o Jefes de área de negocio, en especial al área comercial, contable, de manufactura, financiera y de Gestión Humana en hacer cumplir tas definiciones establecidas en el presente documento, como áreas de negocio que ejercen la recolección de los datos para atender las necesidades las operaciones administrativas, comerciales y financieras.

Encargados Externos

Para SUBS CORP S.A.S. los encargados externos en el tratamiento de datos personales están identificados en los proveedores de tecnología y de servicio donde se encuentran los servidores,

sitio y medio de almacenamiento de la información tratada a través del software designado por la Dirección para atender las operaciones del negocio. Estos encargados tienen únicamente la responsabilidad en el tratamiento de los datos como custodia o almacenamiento y disponibilidad para el procesamiento de los mismos en tiempo real según las definiciones en el contrato celebrado.

CAPITULO VIII. LEGISLACIÓN APLICABLE, CONTACTO Y VIGENCIA

8.1 MARCO LEGAL

El presente documento de Políticas y Procedimientos de protección de datos personales ha sido elaborado en concordancia con las siguientes normas y documentos.

·    Constitución Política, artículo 15.

·    Ley 1581 de 2012

·    Ley 1273 de 2009

·    Ley 1266 de 2008

·    Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010

·    Decreto Reglamentario 1377 de 2013

·    Decreto Reglamentario 1074 de 2015

·    Decreto Reglamentario 886 de 2014

·    Decreto Reglamentario 1115 de 2017

·    Decreto Reglamentario 090 de 2018

·    Circular Externa 02 de la SIC

·    Sentencias de la Corte Constitucional C—IOII de 2008, y C-748 del 2011

·    Reglamento Interno de Trabajo

8.2 INFORMACIÓN DE CONTACTO

Si tiene alguna pregunta sobre esta política, comuníquese con SUBS CORP S.A.S. o envíe su consulta directamente o través de los siguientes canales de comunicación:

Empresa               ​​​​: SUBS CORP S.A.S.

Domicilio               ​ ​​​: Carrera 53 # 85-61 Barranquilla.

Oficial de protección de datos personales​: Giancarlo Pugliese H. 

Teléfono​​​​            : 5-3966032

Correo electrónico Responsable    ​​: info@subscorp.net

Tratamiento de Datos Personales    ​​: SUBS CORP S.A.S.

VIGENCIA                ​​​​: Rige a partir del 9 de febrero de 2018

Actualizaciones de la política:

SUBS CORP S.A.S. podrá modificar los términos y condiciones del presente documento de políticas y procedimientos como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen lo contenido en este documento, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones. En los casos que esto ocurra se publicará el nuevo documento de políticas y procedimientos en la página web y sitios informativos de consulta masiva de SUBS CORP S.A.S.